Корпоративная система хранения информации (база знаний)



Думаю, в каждой компании есть необходимость где-то хранить различную документацию. Самый простой пример — регламенты работ в разных отделах, шаблоны документов, стандарты качества и т.п. Вот и мне пару лет назад пришлось внедрять такую систему прежде всего для своих нужд, а уж потом ее подхватили и остальные. Понятно, что это wiki-система. Ибо только такие системы с легкостью позволяют хранить такую информацию и дают прекрасные возможности по совместной работе над ней. Тогда я выбрал движок MediaWiki. Это такая довольно аскетичная система, на которую можно прикручивать различные плагины, но все равно ее можно сравнить с Линуксом. Со временем стало понятно, что простым людям эта система дается сложно, в ней сложно контролировать структуру документов, в ней сложно работать с правами доступа к документам.

Недавно я задумался, что мне нужна «windows like» система с красивым и понятным интерфейсом, самыми простыми необходимыми возможностями в виде нормального структурирования иерархии документов и ограничения прав доступа к ним (как к самим документам, так и к загружаемым файлам). Так же хотелось иметь возможность индексирования не только веб-контента, но и файлового (напиример, все загружаемые doc или pdf файлы).

Учитывая, что я активно работаю с системой трэкинга задач Jira, то я давно знал, что у производителей есть другое интересное решение, реализующей различную функциональность как самое вики-подобной системы (для базы знаний), так и корпоративного портала (взаимодействие пользователей, доступ к ресурсам компании т. п.). Называется это решение Confluence.


В Confluence все основана на пространствах, эдаких тематических местах. Пространством может быть как название какого-либо отдела компании, так и название сферы корпоративной деятельности, например, стандарты качества, бухгалтерская информация.

Кратко о преимуществах:
1. Удобно и достаточно просто оформлять текстовую информацию в виде отдельного документа, который в свою очередь является частью «пространства».

2. Пространства бывают общие и персональные. Общие доступные всем или никому кроме вас, документы в них могут иметь различные права на просмотр. Личные пространства доступны по адресу http://host/display/~admin, где место admin пишется логин пользователя. Они так же могут быть доступны или недоступны всем.

3. Большой набор плагинов.

4. Помимо создания страниц в виде текста можно делать страницы со вложенными в них документами. На странице в этом случае просто ставится ссылка на документ. Если один документ закачивать несколько раз, то сохраняется полная версионность, т.е. можно посмотреть предыдущие варианты (документы могут быть приватные, т.е. тоже с ограниченными правами доступа).

5. Есть плагин документооборота, когда можно организовать аппрувалы изменений как текстовых документов, так и файлов.

6. Система поиска по конфлуенсу построена таким образом, что ищет не только по текстовому контенту страниц, но и по содержимому загруженных документов (проверено на Word и Excel). Причем результаты показаны с учетом прав на документы. Если прав нет, то и не найдет ничего.

7. Установлен довольно мощный, насколько я понимаю, плагин http://confluence.atlassian.com/display/CONFEXT/Chart+Plugin для построение диаграмм.

8. Есть интересный плагин, который позволяет управлять контентом системы из Microsoft office (http://www.atlassian.com/office/ ). Я его установил, но пока не смог добиться нормально работы в FF, работает прекрасно только в ИЕ.

Share Button