Корпоративная система хранения информации (база знаний)



Думаю, в каждой компании есть необходимость где-то хранить различную документацию. Самый простой пример — регламенты работ в разных отделах, шаблоны документов, стандарты качества и т.п. Вот и мне пару лет назад пришлось внедрять такую систему прежде всего для своих нужд, а уж потом ее подхватили и остальные. Понятно, что это wiki-система. Ибо только такие системы с легкостью позволяют хранить такую информацию и дают прекрасные возможности по совместной работе над ней. Тогда я выбрал движок MediaWiki. Это такая довольно аскетичная система, на которую можно прикручивать различные плагины, но все равно ее можно сравнить с Линуксом. Со временем стало понятно, что простым людям эта система дается сложно, в ней сложно контролировать структуру документов, в ней сложно работать с правами доступа к документам.

Недавно я задумался, что мне нужна «windows like» система с красивым и понятным интерфейсом, самыми простыми необходимыми возможностями в виде нормального структурирования иерархии документов и ограничения прав доступа к ним (как к самим документам, так и к загружаемым файлам). Так же хотелось иметь возможность индексирования не только веб-контента, но и файлового (напиример, все загружаемые doc или pdf файлы).

Учитывая, что я активно работаю с системой трэкинга задач Jira, то я давно знал, что у производителей есть другое интересное решение, реализующей различную функциональность как самое вики-подобной системы (для базы знаний), так и корпоративного портала (взаимодействие пользователей, доступ к ресурсам компании т. п.). Называется это решение Confluence.


В Confluence все основана на пространствах, эдаких тематических местах. Пространством может быть как название какого-либо отдела компании, так и название сферы корпоративной деятельности, например, стандарты качества, бухгалтерская информация.

Кратко о преимуществах:
1. Удобно и достаточно просто оформлять текстовую информацию в виде отдельного документа, который в свою очередь является частью «пространства».

2. Пространства бывают общие и персональные. Общие доступные всем или никому кроме вас, документы в них могут иметь различные права на просмотр. Личные пространства доступны по адресу http://host/display/~admin, где место admin пишется логин пользователя. Они так же могут быть доступны или недоступны всем.

3. Большой набор плагинов.

4. Помимо создания страниц в виде текста можно делать страницы со вложенными в них документами. На странице в этом случае просто ставится ссылка на документ. Если один документ закачивать несколько раз, то сохраняется полная версионность, т.е. можно посмотреть предыдущие варианты (документы могут быть приватные, т.е. тоже с ограниченными правами доступа).

5. Есть плагин документооборота, когда можно организовать аппрувалы изменений как текстовых документов, так и файлов.

6. Система поиска по конфлуенсу построена таким образом, что ищет не только по текстовому контенту страниц, но и по содержимому загруженных документов (проверено на Word и Excel). Причем результаты показаны с учетом прав на документы. Если прав нет, то и не найдет ничего.

7. Установлен довольно мощный, насколько я понимаю, плагин http://confluence.atlassian.com/display/CONFEXT/Chart+Plugin для построение диаграмм.

8. Есть интересный плагин, который позволяет управлять контентом системы из Microsoft office (http://www.atlassian.com/office/ ). Я его установил, но пока не смог добиться нормально работы в FF, работает прекрасно только в ИЕ.

Share Button
  • А скриншоты можно? 🙂
    И такой еще вопрос: не приходилось с MS SharePoint работать? Интересно было бы сравнить их…

    • Так на сайте по ссылке все есть, даже презенташки…
      Не думаю, что имеет смысл сравнивать гиганте из Рэдмонда с маленькой австралийской компанией, которая делает довольный милый java-софт. Хотя, насколько я понимаю, все исходники открыты и можно допиливать, что тебе нужно. А с ШареПоинтом просто не работал, так что не буду сравнивать.

      • Ну я наудачу спросила 🙂 Всегда ведь хочется узнать мнение человека, который реально работал с системой, а не «официальную» позицию 🙂

        У нас проблема создания вот таких вот «пространств» еще остро не стоит, но уже маячит. Пока стоит Sharepoint, но используется хорошо если одна десятая возможностей и вряд ли будет больше. Т.е. такой «гигант» в принципе не нужен, для нас это скорее недостаток, чем достоинство.

        Ну а все тобою перечисленное (возможно, за исключением п.5, и то не факт — просто не копала) в Sharepoint’е есть. Поэтому менять шило на мыло, если это не даст каких-нить дополнительных плюсов не хочется 🙂

        • Не знаю, как у ШареПоинта, но у продуктов Attlasian есть бесконечное кол-во плагинов, которое реализуют любую нужную функциональность.

          Другое дело, что чем проще продукт, тем лучше и тем легче его поддерживать. Мне, по сути, от этой системы нужна лишь та часть, которая отвечает за хранение информации, поиск по ней и совместную над ней работую. Все остальные «прелести социальной сети» ни мне, ни кому-то из нашей компании не нужно. у нас вообще люди довольно пассивные в этом плане… Уж не знаю, почему. наверное, каждый привык иметь дело со своими «баранами». Я же всегда пытаюсь все оптимизировать.

      • Почитала. Мдям. На первый взгляд: чего-то я не поняла 🙂 Платить $5000 за бесплатный, если не ошибаюсь, движок вики с диаграммами и прочими перламутровыми пуговицами……

        • Я думаю, нет смысла обсуждать, сколько стоит «установить» Шару =)))

          Про 5000 не очень понял, ибо для нашей компании $2,200…

          • Да, не туда посмотрела… Это интеграция с sharepoint помимо стоимости самой лицензии еще 5000 стоит)))
            http://www.atlassian.com/sharepoint/pricing.jsp
            Но все равно… За что столько денег-то? 🙂 За рюшечки к бесплатному движку?
            Для нас получится 2200+5000.

            Я думаю, нет смысла обсуждать, сколько стоит «установить» Шару =)))

            Если честно, понятия не имею 🙂 Ну ясно, что больше, но во сколько раз?
            Тут, например, за сервер 4424 + лицензии пользовательские докупаются:
            http://office.microsoft.com/ru-ru/sharepointserver/FX102176831049.aspx
            А что еще к нему надо, я не знаю 🙂

            Но у MS хоть как-то ощущается, за что платишь…

            В общем, для меня лично резюме: за тот функционал, что я увидела — жалко столько отдавать 🙂 Хотя, повторюсь, возможно просто чего-то важного я не заметила.

  • А у нас корпоративные wiki «не пошли», соображения «почему» тут
    http://maximkr.livejournal.com/14109.html